Sicherheitseinbehalt im Handwerk: Was Ihr Betrieb steuerlich beachten muss

Was ist ein Sicherheitseinbehalt?

Im Bau- und Ausbauhandwerk werden häufig Teile des Rechnungsbetrags als Sicherheitseinbehalt für mögliche Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers zurückgehalten. (1)

Typisch sind Einbehalte von z.B. 5 %–10 % des Werklohns über mehrere Jahre der Gewährleistungsfrist hinweg. (1)

Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Sie haben die Leistung vollständig erbracht, bekommen aber einen Teil des Entgelts erst sehr spät – oder im Extremfall gar nicht. (1)

Umsatzsteuer: Wann gilt der Sicherheitseinbehalt als uneinbringlich?

Umsatzsteuerlich ist entscheidend, ob und wann der einbehaltene Betrag als uneinbringlich gilt und Sie deshalb Ihre Umsatzsteuer berichtigen dürfen. (1)

Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung gilt:

Vertragliche Einbehalte zur Absicherung von Gewährleistungsansprüchen (z.B. Sicherungseinbehalte für Baumängel) berechtigen zur Steuerberichtigung, wenn kumulativ

• der Gewährleistungsanspruch vertraglich durch einen Sicherheitseinbehalt abgesichert ist, (1)
• Sie nachweislich keine Bank- oder Gewährleistungsbürgschaft bekommen können, um den Einbehalt abzulösen, und (1)
• Sie den einbehaltenen Betrag über einen Zeitraum von mehr als zwei bis fünf Jahren nicht vereinnahmen können. (1)

Dann dürfen Sie den offenen Teil Ihres Entgelts als uneinbringlich behandeln und die dafür bereits abgeführte Umsatzsteuer entsprechend korrigieren. (1)

Frühere Verwaltungsschreiben, die hier strengere Maßstäbe vorsahen, werden insoweit nicht mehr angewendet. (1)

Auswirkung auf Ihren Auftraggeber (Bauherr / Generalunternehmer)

Wird der Sicherheitseinbehalt von Ihnen als uneinbringlich behandelt und die Umsatzsteuer berichtigt, muss Ihr Auftraggeber seine Vorsteuer aus dieser Rechnung ebenfalls berichtigen. (1)

Das Finanzamt Ihres Betriebs darf das Finanzamt des Auftraggebers über die Behandlung der offenen Entgeltansprüche informieren. (1)

Gerade bei größeren Bauvorhaben mit vielen Beteiligten ist deshalb eine abgestimmte Vorgehensweise wichtig, um spätere Konflikte mit Kunden und Finanzamt zu vermeiden. (1)

Typische Problemfelder für Handwerksbetriebe

Im Alltag von Bau- und Handwerksunternehmen tauchen rund um Sicherheitseinbehalte immer wieder dieselben Fragen auf:

• Ab wann liegt bei lang laufenden Sicherheitseinbehalten tatsächlich Uneinbringlichkeit vor? (1)
• Welche Nachweise gegenüber dem Finanzamt sind erforderlich, um zu belegen, dass eine Gewährleistungsbürgschaft im Einzelfall nicht zu bekommen war? (1)
• Wie werden Einbehalte in der Buchhaltung und in der Umsatzsteuervoranmeldung korrekt abgebildet? (1)
• Wie stimmen sich Handwerksbetrieb und Auftraggeber ab, damit Umsatzsteuer und Vorsteuerkorrektur spiegelbildlich erfolgen? (1)

Fehler führen schnell dazu, dass zu viel Umsatzsteuer gezahlt oder Vorsteuer zu Unrecht in Anspruch genommen wird – mit entsprechendem Nachzahlungs- und Zinsrisiko bei einer Betriebsprüfung. (1)

Wie eine spezialisierte Steuerberatungskanzlei für Handwerker unterstützt

Eine auf Handwerksbetriebe spezialisierte Steuerberatungskanzlei kann Sie insbesondere dabei unterstützen,

• Verträge und Zahlungspläne so zu gestalten, dass Sicherheitseinbehalte steuerlich optimal berücksichtigt werden,
• den Zeitpunkt der Uneinbringlichkeit richtig zu bestimmen und dokumentensicher festzuhalten, (1)
• die notwendigen Steuerberichtigungen in Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärungen korrekt umzusetzen, (1)
• bei Bedarf die Abstimmung mit Auftraggebern zu begleiten, damit Vorsteuerkorrekturen dort rechtssicher erfolgen. (1)

Gerade bei größeren Bauprojekten oder hohen Einbehaltsquoten lohnt es sich, frühzeitig eine saubere steuerliche Struktur zu schaffen, statt erst im Rahmen einer Betriebsprüfung zu reagieren. (1)